Comment gérer les appels téléphoniques d’une entreprise ?
Les appels téléphoniques revêtent une importance capitale dans une entreprise. Ils permettent à vos appelants de garder une certaine image de votre société après avoir raccroché. Et si cette image est bonne, cela contribue fortement au développement de vos affaires. Raison pour laquelle il faut trouver une meilleure solution pour les gérer.
Vous êtes à la recherche d’idées pour la gestion des appels téléphoniques de votre boîte. Vous êtes à la bonne adresse. Cet article vous en donne les meilleures.
Le recours aux services d’une agence professionnelle
Pour optimiser la gestion des appels téléphoniques de votre entreprise, vous pouvez vous tourner vers une solution de téléphonie avec technologie IP en recourant aux services d’un central téléphonique IP. Cet expert de la gestion des appels téléphoniques possède une connaissance et une maîtrise avérées des fonctionnalités du secrétariat téléphonique.
De même, ce professionnel ne fait pas que mettre un simple centre d’appels à votre disposition. En effet, il :
- Vous offre également un service d’accueil personnalisé
- Se charge de prendre vos messages et vos rendez-vous
- Donne priorité à vos urgences et appels téléphoniques.
Aussi, la transmission de messages avec ce spécialiste se fait avec précision et rapidité. Il procède également à un filtrage des appels indésirables. Le central téléphonique est aussi un spécialiste de la négociation. Il a donc compétence pour gérer efficacement les files d’attente, les réclamations et les appels complexes. De même, possédant des connaissances en techniques d’accueil téléphonique, il a les compétences nécessaires à la gestion de plusieurs appels simultanés.
La mise en place d’un service dédié
Pour gérer les appels entrants et sortants téléphoniques de votre entreprise, vous pouvez mettre en place un service dédié. Pour cela, vous pouvez par exemple recruter un secrétaire réceptionniste qui travaillera au sein de votre boîte.
Vous avez également la possibilité d’opter pour une solution d’externalisation. Vous pouvez par exemple recourir à un service de télésecrétariat. Cette solution vous permettra de gagner du temps et de faire de véritables économies. En effet, recourir au service d’une permanence téléphonique personnalisée permettra une réduction des dépenses relatives au recrutement d’un(e) secrétaire physique. Aussi, la gestion des congés ne fera plus partie de vos soucis.
Recourir aux services d’un téléopérateur permettra une plus facile adaptation à vos activités et aux contraintes de votre entreprise (travailler uniquement les jours ouvrables ou en week-end, à plein temps ou à temps partiel, etc.).
Recourir à un agent virtuel d’accueil téléphonique
En raison des dernières innovations technologiques, une autre solution de gestion des appels téléphoniques d’une entreprise a vu le jour : C’est l’agent virtuel. Également connu sous les appellations d’assistant virtuel, d’agent conversationnel, de voicebot, de chatbot…, il s’agit d’un robot logiciel qui converse en langage naturel avec les Hommes grâce à l’Intelligence Artificielle (IA).
Ce robot permet une fluidification de l’accueil téléphonique de votre société avec une forte réduction des frais garantissant son fonctionnement. Il épargne également votre personnel des opérations répétitives, fatigantes et démotivantes et surtout à faible valeur ajoutée. Votre équipe aura alors assez de temps à consacrer à de plus intéressantes et productives tâches.
Par ailleurs, pour fonctionner, ce robot utilise diverses applications lui permettant de gérer l’accueil téléphonique de votre entreprise.